Datenschutz­erklärung

Diese Datenschutzerklärung besteht aus zwei Teilen. Teil A beschreibt, was beim Besuch dieser Website, bei einer Anfrage und bei einem Anruf oder einer E-Mail an uns geschieht (Abschnitte 3 bis 10). Teil B ist unsere Datenschutzinformation als Verwalter von Wohnungseigentum: für Wohnungseigentümer, Bewohner, Mitglieder des Verwaltungsbeirats, Dienstleister und alle anderen, deren Daten wir bei der Verwaltung verarbeiten (Abschnitte 11 bis 17). Die Abschnitte 1 und 2 gelten für beide Teile.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Hausverwaltung Nordstern UG (haftungsbeschränkt) i.G.
vertreten durch die Geschäftsführer René Grensemann und Simon Kroul
Bremer Straße 163, 27751 Delmenhorst
Telefon: 04221 2959953
E-Mail: rene@hausverwaltung-nordstern.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Ihre Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten genügt.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Teil A: Website, Anfrage und Kontakt

3. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Diese Website läuft auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH gemietet haben und selbst betreiben. Beim Aufruf verarbeitet unser Webserver Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, Browser-Typ und Betriebssystem sowie die verweisende Seite. Diese Angaben speichern wir in Protokolldateien für 14 Tage, um Störungen zu finden und Angriffe abzuwehren. Um missbräuchliche Massenanfragen zu begrenzen, zählen wir Zugriffe außerdem je IP-Adresse für wenige Minuten im Arbeitsspeicher; dieser Zähler wird nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb).

Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet.

4. Anfrage über unser Formular

Unsere Anfragestrecke führt Sie in wenigen Schritten zu einem Kontaktformular. Welche Angaben wir erheben, hängt davon ab, um welche Art von Objekt es geht:

• Wohnungseigentum (WEG): wie die Gemeinschaft heute verwaltet wird (durch eine Hausverwaltung, selbst, derzeit von niemandem oder ob sie neu entsteht), die Anzahl der Einheiten, die Postleitzahl des Objekts, Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Diese Angaben sind erforderlich. Freiwillig und erst nach dem Absenden: Ihre Rolle (z. B. Beirat oder Eigentümer), der gewünschte Startzeitpunkt und eine freie Nachricht.
• Mietobjekte: Postleitzahl, Name und Telefonnummer. Diese Angaben sind erforderlich.
• Immobilienverkauf: ob es sich um eine Wohnung, ein Haus oder etwas anderes handelt, die Postleitzahl, Ihr Name und Ihre Telefonnummer. Diese Angaben sind erforderlich.

Die Angaben sind weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage aber nicht bearbeiten und Sie nicht zurückrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Ihre Telefonnummer verwenden wir ausschließlich für den Rückruf zu Ihrer Anfrage, nicht für Werbung.

Zusammen mit der Anfrage speichern wir die Geräteklasse und eine zufällige Kennung des Formularvorgangs, damit ein doppelter Klick keine zweite Anfrage anlegt. Außerdem prüfen wir, wie lange das Ausfüllen gedauert hat: Ist ein Formular auffällig schnell ausgefüllt, vermerken wir an der Anfrage einen Verdacht auf automatisierte Eingaben. Die Dauer selbst steht nicht an der Anfrage; nur bei einem solchen Verdacht melden wir sie zusammen mit dem Verdacht an unsere Fehlerüberwachung (Abschnitt 6), ohne Ihre Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an vollständigen und missbrauchsfreien Anfragen). Gespeichert wird Ihre Anfrage in der Datenbank dieser Website auf unserem Server (Abschnitt 3) und in unserem Kundenverwaltungssystem (Abschnitt 4.3).

4.1 Zwischenspeicherung im Browser

Damit Ihre Eingaben beim Wechsel zwischen den Schritten nicht verloren gehen, speichert Ihr Browser den Zwischenstand lokal (Session Storage). Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht und werden beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht. Sie sind für den Betrieb der Anfragestrecke technisch erforderlich und damit nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei.

4.2 Herkunft Ihrer Anfrage

Zur Erfolgsmessung unserer Werbung speichern wir zusätzlich, über welche Seite (z. B. Bremen, Hamburg oder Oldenburg) die Anfrage kam, sowie Kampagne, Anzeigengruppe, Suchbegriff, die verweisende Seite (nur deren Adresse, ohne angehängte Parameter) und die Geräteklasse (Mobiltelefon, Tablet oder Computer), sofern diese Angaben in der Adresszeile bzw. vom Browser übermittelt wurden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Werbemaßnahmen). Die Google-Klick-Kennung (gclid) speichern wir nur, wenn Sie in Werbe-Cookies eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Um zu sehen, welche Anzeige zu welcher Anfrage geführt hat, übernehmen wir Name und E-Mail-Adresse Ihrer Anfrage zusammen mit diesen Angaben in ein internes Auswertungswerkzeug. Es läuft auf unserem eigenen Server und ist nur für uns erreichbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Werbemaßnahmen).

4.3 Verarbeitung im Kundenverwaltungssystem

Ihre Anfrage wird in unserem Kundenverwaltungssystem (Twenty) verarbeitet, um Sie zu kontaktieren und den Vorgang zu bearbeiten. Dort führen wir auch den weiteren Schriftverkehr: E-Mails, die Sie uns schreiben oder die wir Ihnen senden, werden aus unserem Postfach in das System übernommen. Das System betreiben wir selbst auf einem Server bei der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 3).

4.4 Frühere Weitergabe bei Mietobjekten

Unser heutiges Formular holt keine Einwilligung zur Weitergabe mehr ein. Früher haben wir angeboten, Angaben zu Mietobjekten an eine Hausverwaltung aus unserem Partnernetzwerk weiterzugeben. Weitergegeben wurden dabei Name, Telefonnummer und Postleitzahl, und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beim Absenden des damaligen Formulars. Rechtsgrundlage war Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das empfangende Unternehmen ist für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten eigenständig verantwortlich. Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, an wen Ihre Angaben weitergegeben wurden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

4.5 Löschung

Kommt kein Verwaltervertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Abschnitt 9). Kommt ein Vertrag zustande, gilt Teil B.

4.6 Anruf oder E-Mail

Rufen Sie uns an, verarbeitet unser Telefonanbieter in unserem Auftrag Ihre Rufnummer sowie Zeitpunkt, Richtung und Dauer des Gesprächs. Wir gleichen die Rufnummer mit unserem Kundenverwaltungssystem ab, damit wir Sie beim Anruf zuordnen und keinen Rückruf vergessen. Anbieter ist die sipgate GmbH, Gladbacher Straße 74, 40219 Düsseldorf. Mit sipgate besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung; die Daten werden auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet.

E-Mails an uns liegen in unserem Postfach bei der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 3) und werden in unser Kundenverwaltungssystem übernommen (Abschnitt 4.3). Rechtsgrundlage für Anrufe und E-Mails ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine Anfrage oder einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihres Anliegens).

Unser E-Mail-Postfach lesen wir mit dem Programm Outlook von Microsoft. Outlook gleicht das Postfach über die Microsoft-Cloud ab; dabei speichert Microsoft eine Kopie unserer E-Mails in seinen Rechenzentren. Dafür ist Microsoft selbst verantwortlich, nicht als unser Auftragsverarbeiter, und verarbeitet die Daten nach seinen eigenen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung. Verantwortlich ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Kopien können auch in den USA gespeichert werden; die Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, E-Mails zuverlässig auf allen unseren Geräten zu bearbeiten).

4.7 Anfragen über Vermittlungsportale

Wohnungseigentümer, die auf einem Vermittlungsportal eine Hausverwaltung suchen, können dort der Weitergabe ihrer Anfrage an Verwaltungen zustimmen. Auf diesem Weg erhalten wir von den Portalen Hausverwalter-Vermittlung.de und HausverwalterSuche.de Anfragen mit Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift und Angaben zum Objekt (Verwaltungsart, Anzahl der Einheiten, Baujahr, Beschreibung, gewünschter Beginn). Wir verwenden sie, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihnen ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Speicherung und Löschung richten sich nach den Abschnitten 4.3 und 4.5.

5. Statistik ohne Personenbezug

Vier Auswertungen laufen ohne Cookies, ohne Einwilligung und ohne jede Kennung, weil sie bewusst so gebaut sind, dass sich kein Bezug zu einer Person oder einem einzelnen Besuch herstellen lässt. Einzige Ausnahme: Haben Sie der Verwendung von Google-Ads-Cookies zugestimmt, speichern wir beim Klick auf unsere Rufnummer zusätzlich die Klickkennung von Google (siehe Abschnitt 7.3).

• Verlauf der Anfragestrecke. Wir zählen, welche Schritte gesehen und abgeschlossen wurden, wie lange ein Schritt betrachtet wurde, welche Geräteklasse verwendet wurde, von welcher Ortsseite der Besuch kam und auf welchem Weg er zu uns kam (über eine Anzeige, einen anderen Kampagnenlink, eine Suchmaschine, eine andere Website, unsere eigene Seite oder direkt). Gespeichert wird keine IP-Adresse, keine Sitzungskennung und kein Cookie. Die einzelnen Einträge lassen sich weder einer Person noch einem zusammenhängenden Besuch zuordnen; sie ergeben ausschließlich eine Summenstatistik.
• Klicks auf unsere Rufnummer. Tippt jemand auf eine Telefonnummer, speichern wir die angeklickte Rufnummer (also unsere eigene), die Seite, auf der der Klick erfolgte, die Seite, auf der der Besuch begann, und die verweisende Seite (nur deren Adresse, ohne angehängte Parameter). Kam der Besuch über eine Anzeige oder einen Link mit Kampagnenangaben, speichern wir außerdem die Art des Links (etwa Anzeige oder Newsletter) sowie Kampagne, Anzeigengruppe und Suchbegriff, sofern diese Angaben in der Adresszeile übermittelt wurden. Dazu vermerken wir, auf welchem Weg der Besuch zu uns kam: über eine Anzeige, einen anderen Kampagnenlink, eine Suchmaschine, eine andere Website, unsere eigene Seite oder direkt. Bis zum Klick hält Ihr Browser diese Angaben nur im Arbeitsspeicher; auf Ihrem Gerät wird dafür nichts abgelegt. Ohne Ihre Einwilligung wird keine Kennung des Besuchers gespeichert; was mit Ihrer Einwilligung hinzukommt, steht in Abschnitt 7.3.
• Nutzung der Modellwelt. Auf Seiten mit unserer Modellwelt zählen wir, ob sie ins Bild kam, ob sie dargestellt werden konnte oder nur als Bild erschien (und aus welchem technischen Grund), ob sie gedreht, vergrößert, eine Nummer geöffnet (welche), zwischen Tag und Abend gewechselt oder die Bewegung angehalten wurde, und beim Verlassen der Seite, wie lange sie ungefähr im Bild war (in drei Stufen: unter 5 Sekunden, 5 bis 30 Sekunden, länger). Dazu speichern wir die Geräteklasse und die Seite, auf der die Modellwelt zu sehen war. Klickt jemand anschließend auf unsere Rufnummer oder nutzt die Anfragestrecke, vermerken wir bei diesen Einträgen, ob die Modellwelt vorher nicht gesehen, gesehen oder benutzt wurde. Diese Angabe wird nur im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten, solange die Seite geöffnet ist, und nicht auf Ihrem Gerät gespeichert. Gespeichert werden keine IP-Adresse, keine Sitzungskennung und kein Cookie; der Zeitpunkt nur auf die Minute gerundet. Es entsteht ausschließlich eine Summenstatistik.
• Aufrufe unserer Ortsseiten. Auf unseren Seiten für einzelne Orte (etwa Bremen) zählen wir beim Verlassen der Seite jeden Aufruf, mit Geräteklasse und dem Ort der Seite, auch wenn dort keine Modellwelt zu sehen ist. Zeitweise zeigen wir auf diesen Seiten die Modellwelt nur bei etwa jedem zweiten Aufruf, per Zufall, um zu prüfen, ob sie bei der Entscheidung hilft. Welche Fassung Sie sehen, wird nur im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten und nicht auf Ihrem Gerät gespeichert; bei den Zählungen dieses Aufrufs, einem Klick auf unsere Rufnummer und der Anfragestrecke vermerken wir die Fassung. Es gelten dieselben Regeln wie bei der Modellwelt: keine IP-Adresse, keine Sitzungskennung, kein Cookie, nichts wird auf Ihrem Gerät gespeichert, der Zeitpunkt nur auf die Minute gerundet.

Soweit diese Angaben im Einzelfall überhaupt einen Personenbezug aufweisen sollten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots). Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

6. Fehlerüberwachung

Um technische Störungen zu erkennen und zu beheben, setzen wir den Dienst Sentry ein. Tritt ein Fehler auf, werden technische Angaben dazu übermittelt: Fehlermeldung, betroffene Seite, Browser- und Betriebssystemversion sowie der technische Ablauf bis zum Fehler. Tritt in unserer Modellwelt ein Darstellungsproblem auf (sie erscheint nicht oder nur stockend), gehört dazu auch die Bezeichnung des Grafikchips Ihres Geräts, weil solche Probleme oft nur bestimmte Grafikchips betreffen. Außerdem übermitteln wir bei etwa jedem zehnten Seitenaufruf Messwerte zu Ladezeit und Ablauf, auch wenn kein Fehler auftritt: die aufgerufene Seite ohne Adressparameter, Browser- und Betriebssystemversion und die gemessenen Zeiten.

Die automatische Übermittlung personenbezogener Daten ist abgeschaltet: Sentry speichert keine IP-Adressen, und Formulareingaben werden nicht an Sentry übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Angebot).

Anbieter: Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region des Dienstes; gespeichert werden die Daten in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Ein Zugriff aus den USA im Rahmen von Wartung und Support lässt sich nicht ausschließen. Sentry ist gemäß EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: sentry.io/trust/privacy.

7. Cookies und Einwilligungsmanagement

Ohne Ihre Einwilligung setzen wir keine Cookies. Ihre Auswahl im Cookie-Banner speichert Ihr Browser lokal (localStorage), damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen. Der Eintrag enthält nur Ihre Wahl und den Zeitpunkt; er ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei.

Die folgenden Dienste setzen Cookies und übermitteln Kennungen nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Welche Signale Google Analytics und Google Ads schon vorher erhalten, steht unter 7.1.

7.1 Google Analytics 4 (GA4)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen Google Analytics 4 zur Analyse der Websitenutzung (z. B. Seitenaufrufe, Scrollverhalten, Verweildauer, Herkunft der Besucher). GA4 verwendet Cookies, um wiederkehrende Besucher zu erkennen und die Nutzung auszuwerten.

Wir setzen den Google Consent Mode v2 im „Advanced Mode“ ein. Solange Sie noch nicht entschieden haben, sendet die Seite bei jedem Seitenaufruf und bei einzelnen Aktionen (etwa einem Klick auf die Telefonnummer oder den Schritten der Anfrage) Signale ohne Cookies an Google Analytics und Google Ads. Sie enthalten die aufgerufene Adresse, den Seitentitel, technische Angaben zu Ihrem Gerät und Ihre IP-Adresse. Eine Kennung, über die Sie wiedererkannt werden könnten, wird dabei nicht vergeben. Haben Sie abgelehnt, sendet die Seite im laufenden Besuch weiterhin Signale ohne Cookies an Google Analytics und Google Ads (bei Seitenwechseln und Aktionen, auch zu den Schritten der Anfrage), bis Sie die Seite neu laden oder erneut aufrufen. Danach gehen keine Seitenaufrufe mehr an Google Analytics. Klicks auf die Telefonnummer und abgeschlossene Anfragen meldet sie weiterhin ohne Cookies an Google Ads, damit wir die Wirkung unserer Anzeigen messen können. Die Programmbibliothek von Google wird weiterhin von deren Servern geladen. Rechtsgrundlage für diese Signale ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Erst nach Ihrer Zustimmung werden Cookies gesetzt und Kennungen übermittelt, die eine Wiedererkennung ermöglichen.

Rechtsgrundlage für alles, was nach Ihrer Zustimmung geschieht: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Datenübermittlung in die USA: Google ist gemäß EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

7.2 Microsoft Clarity

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wir nutzen Microsoft Clarity zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. Clarity erstellt pseudonymisierte Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps, um nachzuvollziehen, wie Besucher mit der Website interagieren (z. B. Klicks, Scrollverhalten, Mausbewegungen). Pseudonymisiert heißt: Die Aufzeichnungen werden über eine zufällige Kennung in einem Cookie zugeordnet, nicht über Ihren Namen.

Clarity wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung werden keine Daten an Microsoft übermittelt und keine Cookies von Clarity gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Datenübermittlung in die USA: Microsoft ist gemäß EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com.

7.3 Google Ads (Conversion-Tracking)

Anbieter: Google Ireland Limited (s. o.). Wir nutzen Google Ads zur Schaltung von Werbeanzeigen. Zur Messung von Conversions (Formularabschlüsse und Klicks auf die Telefonnummer) ist das Google-Ads-Tag (Konto AW-18462010698) über den Google Tag eingebunden; zusätzlich werden Daten aus Google Analytics 4 an Google Ads übermittelt. Das Tag wird im Consent Mode betrieben: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Werbe-Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Kennungen übermittelt. Rechtsgrundlage für Cookies und Kennungen ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die Signale ohne Cookies siehe 7.1.

Haben Sie der Verwendung von Google-Ads-Cookies zugestimmt und kamen Sie über eine unserer Anzeigen, speichern wir beim Klick auf unsere Rufnummer zusätzlich die Klickkennung von Google (gclid). Sie dient dazu, später auszuwerten, ob aus einem Anzeigenklick ein Auftrag geworden ist, und diese Information an Google zu übermitteln, damit unsere Anzeigen gezielter ausgespielt werden. Ohne Ihre Einwilligung wird die Klickkennung nicht gespeichert.

Mit Ihrer Einwilligung nimmt Google Ads Sie außerdem in Zielgruppenlisten auf (Remarketing). Solche Listen können genutzt werden, um Ihnen auf anderen Websites und in der Google-Suche Anzeigen von uns zu zeigen. Derzeit setzen wir sie in keiner Kampagne ein. Ohne Ihre Einwilligung erhält Google Ads nur die unter 7.1 beschriebenen Signale ohne Cookies.

8. Widerruf von Einwilligungen

Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Klicken Sie dazu im Footer auf „Cookie-Einstellungen“ oder löschen Sie die Cookies in Ihrem Browser. Für eine frühere Weitergabe bei Mietobjekten (Abschnitt 4.4) genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte E-Mail-Adresse.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die wichtigsten Pflichten für unsere eigenen Geschäftsunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG):

• zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse,
• acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen,
• sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Sie verlängern sich, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgelaufene steuerliche Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Für die Verwaltung von Wohnungseigentum gilt ergänzend Abschnitt 17.

10. Datensicherheit

Diese Website verwendet TLS/SSL-Verschlüsselung. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO.

Teil B: Datenschutzinformation für die Verwaltung von Wohnungseigentum

Als Verwalter von Gemeinschaften der Wohnungseigentümer verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Bewohnern und weiteren Beteiligten. Mit diesem Teil kommen wir unseren Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach. Auf diese Information verweist unser Verwaltervertrag; auf Anfrage senden wir sie Ihnen in Textform zu. Verantwortlicher und Ihre Rechte: Abschnitte 1 und 2.

11. Unsere Rolle

Für die Verarbeitung im Rahmen unserer Verwaltertätigkeit sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und nicht Auftragsverarbeiter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Wir handeln dabei aus unserem gesetzlichen Aufgabenbereich als Verwalter (§§ 9b, 27 WEG).

Soweit wir mit der Gemeinschaft gemeinsam verantwortlich sind (Art. 26 DSGVO), haben wir vereinbart, dass wir die betroffenen Personen informieren und ihre Anfragen bearbeiten. Ansprechpartner für alle Fragen zu Ihren Daten sind deshalb in jedem Fall wir (Abschnitt 1). Sie können Ihre Rechte unabhängig davon auch gegenüber der Gemeinschaft geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO).

Über Verarbeitungen, die die Gemeinschaft selbst beschließt, etwa eine Videoüberwachung, entscheidet sie durch Beschluss. Für solche Verarbeitungen gelten die Hinweise, die dazu gesondert gegeben werden.

12. Betroffene Personen und Datenkategorien

• Wohnungseigentümer, auch Miteigentümer, Erben und Bevollmächtigte: Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Einheit und Miteigentumsanteil, Bankverbindung, Hausgeldzahlungen und offene Beträge, Teilnahme, Vollmachten und Stimmabgabe in Eigentümerversammlungen sowie der Schriftverkehr mit uns.
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats: zusätzlich ihre Funktion und der Schriftverkehr zu Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Verwaltung.
• Bewohner und Mieter: Name und Kontaktdaten, soweit wir sie für Schadensmeldungen, Handwerkertermine, Verbrauchsablesungen oder Hinweise zur Hausordnung brauchen.
• Dienstleister und Handwerker und ihre Ansprechpartner: Name, Firma, Kontaktdaten, Bankverbindung, Angebote, Aufträge und Rechnungen.
• Beteiligte bei einem Eigentümerwechsel wie Käufer, Notare und finanzierende Banken: Name, Kontaktdaten und die Angaben zum Vorgang.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa Gesundheitsdaten, erheben wir nicht gezielt. Teilen Sie uns solche Angaben von sich aus mit, zum Beispiel als Grund für einen Wunsch zur Barrierefreiheit, verarbeiten wir sie nur für dieses Anliegen.

13. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Gesetzliche Aufgaben des Verwalters: Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung, Niederschrift und Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Durchführung der Beschlüsse und Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung (§§ 24, 27, 28 WEG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit diesen Vorschriften.
• Laufende Verwaltung: Hausgeld anfordern und verbuchen, Zahlungsverkehr über das Konto der Gemeinschaft, Mahnungen und das Beitreiben offener Forderungen, Instandhaltung und Instandsetzung, Schadensfälle und Versicherungen, Erreichbarkeit für Eigentümer und Bewohner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 27 WEG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Verträge mit Dienstleistern: Angebote einholen, Aufträge erteilen, Rechnungen prüfen und bezahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Unsere eigenen gesetzlichen Pflichten als Unternehmen, insbesondere Buchführung und Aufbewahrung nach Steuer- und Handelsrecht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
• Rechtsverfolgung und Rechtsverteidigung für die Gemeinschaft oder für uns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Weitergabe Ihrer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an andere Eigentümer, etwa für eine Kontaktliste: nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Unsere berechtigten Interessen und die der Gemeinschaft sind eine ordnungsmäßige und wirtschaftliche Verwaltung, die Erreichbarkeit der Beteiligten, die Durchsetzung von Ansprüchen der Gemeinschaft und der Nachweis unserer Tätigkeit. Gegen Verarbeitungen auf dieser Grundlage können Sie Widerspruch einlegen (Abschnitt 2).

14. Herkunft der Daten

Die meisten Angaben erhalten wir von Ihnen selbst. Daneben erhalten wir Daten aus folgenden Quellen (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO):

• von der Gemeinschaft und dem bisherigen Verwalter, wenn wir eine Verwaltung übernehmen (Eigentümerliste, Beschluss-Sammlung, Niederschriften, Abrechnungen, Verträge),
• von Eigentümern, etwa Name und Kontaktdaten ihrer Mieter,
• von Notaren und dem Grundbuchamt bei einem Eigentümerwechsel,
• von Messdienstleistern die Verbrauchswerte für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung,
• von Dienstleistern und Handwerkern, etwa Angaben in Rechnungen und Berichten,
• bei Interessenten von Vermittlungsportalen (Abschnitt 4.7).

15. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck brauchen:

• andere Wohnungseigentümer, soweit sie nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen oder Niederschriften und Abrechnungen erhalten, und der Verwaltungsbeirat bei der Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung,
• das Kreditinstitut, bei dem das Konto der Gemeinschaft geführt wird,
• Handwerker und Dienstleister, zum Beispiel Name und Telefonnummer von Bewohnern für einen Termin,
• Messdienstleister für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung,
• Versicherer und Versicherungsmakler im Schadensfall,
• Rechtsanwälte, Gerichte und Gerichtsvollzieher, wenn Forderungen durchgesetzt oder Rechtsstreitigkeiten geführt werden,
• Notare und das Grundbuchamt bei einem Eigentümerwechsel,
• Behörden wie das Finanzamt, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,
• unsere Steuerberatung für die eigene Buchhaltung,
• Microsoft als eigenständig verantwortlicher Anbieter unseres E-Mail-Programms, das eine Kopie unseres Postfachs speichert (Abschnitt 4.6),
• bei Ende unseres Vertrags der nachfolgende Verwalter oder die Gemeinschaft, denen wir alle Unterlagen übergeben.

Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) setzen wir ein: die Hetzner Online GmbH für Server und Postfach (Abschnitt 3) und die sipgate GmbH als Telefondienst (Abschnitt 4.6).

In Länder außerhalb der Europäischen Union können Ihre Daten über die Kopie unseres Postfachs bei Microsoft gelangen (USA, EU-US Data Privacy Framework, Abschnitt 4.6).

16. Pflicht zur Bereitstellung

Als Wohnungseigentümer müssen Sie uns Ihren Namen und eine Anschrift mitteilen, unter der wir Sie erreichen. Ohne diese Angaben können wir Sie nicht ordnungsgemäß zur Eigentümerversammlung einladen und Ihnen Abrechnungen nicht zustellen. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind freiwillig und erleichtern die Verständigung. Eine Bankverbindung brauchen wir nur, wenn Sie am Lastschriftverfahren teilnehmen oder wir Ihnen Geld erstatten. Dienstleister müssen uns die Angaben machen, die für Auftrag und Bezahlung erforderlich sind.

17. Speicherdauer in der Verwaltung

• Unterlagen der Gemeinschaft wie Beschluss-Sammlung, Niederschriften, Abrechnungen, Belege und Verträge führen wir für die Dauer unseres Amtes. Endet unser Vertrag, übergeben wir sie innerhalb von sechs Wochen vollständig an den nachfolgenden Verwalter oder an die Gemeinschaft. Eintragungen in der Beschluss-Sammlung löschen wir nur in den Fällen, die § 24 Abs. 7 WEG vorsieht.
• Unsere eigenen Geschäftsunterlagen, etwa Rechnungen an die Gemeinschaft und unseren Schriftverkehr, bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Abschnitt 9).
• Unterlagen, die wir zur Abwehr von Ansprüchen aus unserer Verwaltertätigkeit brauchen, bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährung auf. Sie beträgt regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, und höchstens zehn Jahre (§§ 195, 199 BGB).

Alle übrigen Daten löschen wir, sobald sie für die Verwaltung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf dieser Fristen.